电子邮件的祸害:公司如何转化政策,以提高生产力和心理健康

在工作中可以有巨大的压力来阅读和回复电子邮件,但更多的进步公司已经意识到这导致压力和倦怠,并正在引入解决问题的政策。

电子邮件电子邮件很紧张。无论您是何种未读数或争取的人‘inbox zero’,压力保持在传入通信的顶部,保持快速响应率难以忽视。

近年来,近年来,心理健康的意识已经增长,并鼓励越来越灵活的工作模式。但是,电子邮件常常常常旨在改善工作/生活平衡的逐步政策。

根据研究公司未来工作中心的2016年报告,检查电子邮件的一致压力是员工最紧张的日常活动之一。这与总是必须的更广泛的压力说话‘on’;对于营销人员来说,这可以通过紧张的客户/代理动态和紧张的截止日期来加剧。

一个人匿名告诉营销周:“我曾经为一名广告代理工作,预计您的生活和呼吸机构生活,直至确保周末电子邮件仍然在周一早上在周一早上广泛回答,也包括晚上/假期。如果我们要关闭,我们被认为未提交给企业,它让我令人难以置信不满,沮丧和焦虑,令人兴奋地离开了那个位置。”

政府机构的健康和安全主管估计,由于去年的工作相关的压力或焦虑,每年大约1540万个工作日损失,其中23%的全职雇员承认在工作中烧毁烧毁。

戴安娜Tickell是Nabs的首席执行官,对我们的咨询线路的40%的呼吁来自寻求情绪支持的人,其中五分之一与工作压力有关。对于许多来电者来说“电子邮件如何占主导地位工作/生活平衡是一个重要的问题。它’s ever-present,” she adds.

解决电子邮件的祸害

公司开始解决电子邮件压力并实施策略,以确保员工可以重新延伸到其收件箱的平衡生活。

媒体代理管理合作伙伴John Kimbell导航数字,决定在审查公司后在电子邮件周围实施政策’s culture in 2018.

“电子邮件是那些越来越遵循的人之一;他们也是
易于使用作为通信工具。客户开始期望人们在所有时间内回应,我们希望确保停止。它’对于一些人来说,有些人对他们的压力来检查一天的每一小时,” he explains.

公司’S指南包括四个关键原则:我是否需要发送此电子邮件?我现在需要发送(或阅读)这封电子邮件吗?我需要吗?‘reply all’?并持续,先。他说,帮助人们在没有增加压力的情况下保持收件箱之外。

他说:“虽然我们永远不会说‘这就是你生活的生活方式’我们觉得除非我们以黑白为单位,否则人们永远不会相信。”

该策略包括提示,例如在手机上关闭电子邮件通知,并通过确保在工作日结束时确保员工收件箱来解决电子邮件焦虑。这是为了确保人们在aren时关闭’t at work.

很多人仍然在这种心态,如果他们从他们的老板那里收到电子邮件,他们必须回应。我们正试图教育人并告诉他们,这并不一定是这种情况。

Alice Archer,IPG MediaBrands

“We’再试图鼓励人们组织的东西,以便他们可以在一天结束时离开并思考, ‘好的,我的电子邮件是空的,我现在可以关闭它们并解压缩。在明天之前完成工作’,” Kimbell explains.

毫无疑问,有这种政策有助于提出内部预期的内容。但这并不是’如果人们在外部对电子邮件或不同的工作时间有不同的态度,这一切都必然有助于帮助。

这就是为什么Alice Archer,PR和EMG MediaBrands的emea的通信,在她的所有电子邮件的底部都有一个脚注。“在IPG Mediabrands我们拥抱敏捷工作– so while I’M现在通过电子邮件发送,我不会期望在您自己的工作时间之外的回复或行动。”

“We’我们真的试图承认我们’在一定的时间工作我们从不希望我们与我们合作的人感到沮丧,每次收到电子邮件时都会受到压迫,” she explains.

“It’S学习曲线,因为很多人仍然在这种心态,如果他们从他们的老板那里收到电子邮件,他们必须回应。我们正试图教育人并告诉他们,这并不一定是这种情况。”

这种策略也是通过可口可乐,Britvic,Stonewall和Procter等品牌采用的&赌博,所有这些都有队伍正在实施关于工作时间的脚注。但是,它看来品牌不愿意使渐进式电子邮件政策与个人领导者制作,以设定议程。

电子邮件作为灵活工作的基石

对电子邮件的更灵活的态度也是确保灵活工作的基石可以成功。不赋予人们在自己的工作时间内回复电子邮件,灵活的工作是多余的。

弓箭手和kimbell’S电子邮件政策是更广泛的公司文化的一部分。 archer注意:“我们没有将其视为一个巨大的戏剧性政策,我们认为它是一些敏捷工作的发展’ve put in place.”

纳’s Tickell adds: “没有必要有缩短时间或工作兼职的人,但随后在业务中拥有其他系统’t使他们这样做。否则,你最终会把压力放回你试图起飞的地方。 ”

Tickell恩惠“boundaries”艰难而快速的规则,是令人疑问的规则‘Don’t answer after 5pm’.

她解释道:“That’如果你是一个九到五个雇主,但现实是,如果您是一个全球业务,那么您需要找到一种展示工作日的方式,以便匹配正在进行的工作的全球业务。

电子邮件

“If you’不小心延伸到一个‘always on’场景而不是在不同的时间。”

Tickell补充说:  “I think it’在我们的工作环境中几乎不可能完全说出我们永远不会在一定时间后回答–总会有紧急情况。但它’关于边界。它’关于你绝对不得不使它的常态来使用它。”

Kimbell同意有异常。如何实现问题的一个示例是为一个客户端设置单独的电子邮件帐户。“他们是一个快速的食品业务,24/7开放,所以我们需要提供,但我们需要’在专门为那个客户承担责任的客户提供电子邮件地址。”

值得注意的是,这些进步政策会影响父母–谁更有可能利用灵活的工作–最多。当电子邮件策略落后时,它通常是常用的父母。

纳s’s trickell解释:“工作父母可能发现最困难的是,因为他们正试图以灵活的方式工作。

以例是领先的

此类电子邮件政策的成功也依赖于通过示例的管理人员依赖于管理人员。员工将向老板展望以确定其行为,以获得最高责任,以确保指导方针导致文化变革。

Tickell敦促人们以与其他工作领域的方式相同的方式思考更多关于管理电子邮件的信息。

“当你是领导者时,无论是什么’董事或客户,您必须对您生成的通信负责。它’对于忙于回复他们的人来说,很容易,但在适合他们时,需要对管理自己的影响有责任感,” she explains.

Kimbell同意作为一个商业领导者,他更加意识到他的行为的影响:“该团队正在寻求我们的指导。我们需要对此负责,而不是在晚上8点之前转发人员电子邮件,” he says.

领导者有很大的方法可以产生很大的不同。在尝试清除自己的收件箱时,重要的是要考虑接收信息的人们并试图避免晚上和周末所以员工们’T感到沮丧,以检查他们自己的电子邮件。

“我经常在晚上工作,一旦我把孩子们睡觉了,但我’ll让我的团队知道,只是因为我通过电子邮件发送,这意味着他们不需要回复,” Archer says.

“星期二我还有一个办公室,我的团队里有人才能购买我的电子邮件。我不’在我的日子里,在我的日子里,这种情况会感到任何压力,因为它的沟通很好,人们预计不会在他们的日子里工作。”

快速回复的强烈压力不是一个问题。随着更多的Comms工具,如Slack和WhatsApp,在工作中使用,响应的压力可以说是可以增加增加。鼓励更快的响应率的工具不可避免地将对个人压力增加以增加工作时间。

Kimbell是明确的领导者需要通过一贯挑战他们的工作方式来适应。他解释说:“很多商业领袖年龄较大。我今年43岁,当我第一次开始时,事物也很有不同。

“只是因为我的老板告诉我们这是工作的方式,那就没有’t mean it’现在适当。你需要找到不同的方式,看看新一代人所需要的,因为它当然不是在努力的工作’90s.”

在当时被视为后面的电子邮件风险的政策速度缓慢。

“媒体行业中的那些消息变得越来越普遍。如果你不喜欢,它会突出相当负面’采用这些政策,” Archer notes.

还有奖金。 Kimbell声称他已经看到了生产力的高度。

他解释说:“我们现在看到了更多的人互相谈话, 内部的事情正在更快地完成。一般[政策]改善了办公室内的团队。”

对于热衷于改变工作习惯但不确定如何与经理提出问题的员工,Tickell事先向研究福利和示例提供建议,并提出试验:“如果你,没有聪明,负责任的雇主会拒绝它’完成了一点研究。”

她补充说:“如果人们觉得加压并且他们的家庭生活被打断了,那么雇主根本不会得到最好的。”

Kimbell表示与实现的容易有多容易的巨大好处。“人们拥抱它,很高兴我们’介绍了它。每个人似乎都感觉更舒服。它只有积极的影响。”

他敦促其他公司:“勇敢,至少尝试。什么’最糟糕的是可能发生的?挑战你的方式’re working.”

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